Информационный аудит - Information audit

В информационный аудит (Я) расширяет концепцию аудита целостно от традиционной области бухгалтерского учета и финансов до организационной управление информацией система. Информация является представителем ресурс что требует эффективных управление и это привело к развитию интереса к использованию IA.[1]

До 1990-х и методологии из Орна, Хенчель, Дерево, Бьюкенен и Гибб, Подходы и методики ВА, в основном сосредоточены на идентификации официальных информационных ресурсов (IR). Более поздние подходы включали организационный анализ и картирование поток информации. Это дало контекст анализ в информационных системах организации и целостный вид их IR и как таковой может способствовать развитию информации системная архитектура (ЭТО). В последние годы IA игнорировалось в пользу разработка систем процесс, который может быть менее дорогостоящим, чем IA, но более технически ориентированным, проект конкретный (не целостный) и не поддерживает нисходящий анализ МА.[2]

Определение

Определение информационного аудита не может быть общепринятым среди ученых, однако определение, предложенное ASLIB получил положительную поддержку от нескольких известных ученых, включая Хенчель, Орна и дерево; «(IA - это) систематическая проверка использования информации, ресурсов и потоков с проверка путем ссылки как на людей, так и на существующие документы, чтобы установить, в какой степени они способствуют достижению целей организации » [3] Таким образом, термин аудит сам по себе подразумевает подсчет,[4] IA во многом аналогичен, но он считает IR и анализирует, как они используются и насколько они важны для успеха данной задачи.

Роль и сфера деятельности ВА

Во многом так же, как IA трудно определить, его можно использовать в ряде контексты специалист по информации,[5] от соблюдения Закон о свободе информации для выявления любых существующих пробелы, дублирование, узкие места или другие недостатки в информационных потоках, и понять, как существующие каналы могут быть использованы для передачи знаний [6]

В 2007 Бьюкенен и Гибб разработали после изучения процесса ВА в 1998 г., кратко изложив его основные цели:

  • Для определения информационного ресурса организации
  • Чтобы определить информационные потребности организации

Более того, Бьюкенен и Гибб далее заявил, что ВА также должно было достичь следующих дополнительных целей:

  • Определить стоимость / преимущества информационных ресурсов
  • Выявить возможности использования информационных ресурсов для достижения стратегических конкурентных преимуществ.
  • Интегрировать ИТ-инвестиции со стратегическими бизнес-инициативами
  • Для определения информационных потоков и процессов
  • Разработать комплексную информационную стратегию и / или политику
  • Осведомить о важности управления информационными ресурсами (IRM)
  • Для мониторинга / оценки соответствия стандартам, законодательству, политике и руководствам, связанным с информацией.

Эволюция методологии

Обзор

В 1976 году Райли впервые опубликовал определение IA как способа анализа IR на основе модели затрат и выгод. Начиная с Райли, ученые в общих чертах изложили методологии дальнейшего развития. Хендерсон использовал подход, основанный на затратах и ​​выгодах, надеясь сосредоточить внимание с затрат на рабочую силу на хранение информации и приобретение, которое, как он чувствовал, игнорировалось. В 1985 году Гиллман сосредоточился на выявлении взаимосвязей, существовавших между различными компонентами, чтобы сопоставить их друг с другом. Ни методы Хендерсона, ни Гиллмана не предлагали альтернативных подходов, выходящих за рамки существующих организационных структур. Куинн применил гибридный подход, сочетающий методы Гиллмана и Хендерсона, чтобы определить цель существующего IR и позиционировать их внутри организации, как и Уорлок. Отличие Куинна от Уорлока заключалось в том, что Уорлок рассматривал решения, выходящие за рамки текущей организационной структуры. В этих подходах до сих пор мало внимания уделялось потребностям пользователей или выработке структурированных рекомендаций по разработке корпоративной информационной стратегии.[7] Таким образом, ниже следует краткое описание и общее сравнение четырех опубликованных стратегических подходов, чтобы можно было понять развитие методологии ВА.

Берк и Хортон

В 1988 году Берк и Хортон разработали InfoMap, первую методологию внутреннего аудита, разработанную для широкого использования. Он был направлен на обнаружение, отображение и оценку IR в организации с использованием 4-этапного процесса:

  • Обследование персонала, использующего анкеты /интервью
  • Измерьте IR относительно стоимости / стоимости
  • Анализируйте ресурсы
  • Обобщите результаты и сопоставьте сильные и слабые стороны НП с целями организации.

Хотя метод инвентаризованный все IR (и, следовательно, соответствуют стандарту ISO 1779), этот восходящий подход выявил ограниченный анализ организации в целом, а шаги были недостаточно ясными.[8]

Орна

Орна разработала методологию сверху вниз в отличие от Берк и Хортон с акцентом на важность организационного анализа и нацеленные на помощь в выработке корпоративной информационной политики. Первоначально метод состоял всего из 4 этапов, позже он был преобразован в 10-этапный процесс, который включал этапы до и после аудита, как показано ниже:

  • Провести предварительную проверку для подтверждения оперативного / стратегического направления
  • Получите поддержку / ресурсы от руководства
  • Получите приверженность от другого заинтересованные стороны (сотрудники)
  • Планирование, включая проект, команда, инструменты и методы
  • Определите IR, информационный поток и произведите оценку стоимости / стоимости
  • Интерпретировать результаты на основании текущего и желаемого состояния
  • Составьте отчет, чтобы представить результаты
  • Выполнить рекомендации
  • Следите за последствиями изменений
  • Повторите ИА

Метод Орны привел к необходимости создания циклического внутреннего аудита для постоянного отслеживания IR и регулярных улучшений. Этот метод снова подвергся критике за недостаток практического применения, и в 2004 году Орна пересмотрел методологию еще раз, чтобы попытаться исправить эту проблему. [8]

Бьюкенен и Гибб

В 1998 г. аналогично Орны В более ранней публикации Бьюкенен и Гибб использовали нисходящий подход, опираясь на методы из устоявшихся дисциплин менеджмента, чтобы обеспечить основу и уровень знакомства для профессионалов в области информации. Этот набор методов стал заметным вкладом в методологии внутреннего аудита. [8] и понимал необходимость гибкости для каждой организации. Это был 5-этапный процесс:

  • Продвигайте преимущества ВА с помощью семинаров / опросов /Исполнительный директор письмо о сотрудничестве
  • Определите цели миссии организации, определите среду (PEST ), нанесите на карту информационный поток и изучите культуру организации.
  • Проанализировать и сформулировать план действий для проблемных областей, блок-схемы и отчет о результатах и ​​рекомендациях
  • Учет затрат на IR и сопутствующие услуги, используя калькуляцию затрат на основе деятельности (ABC ) и спецификации на основе вывода (OBS).
  • Обобщите весь процесс в итоговом аудиторском отчете и предоставьте информационную стратегию (стратегическое направление) в отношении организации заявление о миссии.

Это было введение нового подхода к оценке затрат на IR и имело интегрированное стратегическое направление, однако ученые признали, что этот метод может оказаться непрактичным для небольших организаций.[9]

Хенчель

Методология Henczel опиралась на сильные стороны Орна и Бьюкенен и Гибб для производства 7-ступенчатого процесса:[10]

  • Планирование и отправка бизнес-обоснования на утверждение, чтобы продолжить
  • Сбор данных и разработка базы данных IR и населения с помощью методов обследования
  • Анализ структурированных данных
  • Оценка данных, интерпретация и формулирование рекомендаций
  • Сообщение рекомендаций через отчет
  • Реализация рекомендаций через разработанную программу
  • МА как континуум -установление циклического процесса

Еще раз был сделан акцент на стратегическом направлении организации, проводящей ВА. Кроме того, Хенчель изучил возможность использования IA в качестве первого шага в разработке аудит знаний или стратегия управления знаниями [11] как описано в следующем разделе.

Тематические исследования

С тех пор ученые и информационные специалисты протестировали вышеуказанные методики с разными результатами. Раннее тематическое исследование, подготовленное Соей и Бустело на испанском языке. финансовое учреждение в 1999 г. направлена ​​на выявление использования информационных ресурсов для качественный и количественные данные анализ в связи с быстрым расширением организации за шестилетний период.[12] Хотя методология не была явно приписана ни одному из вышеупомянутых ученых, она следовала стратегическому (после 1990-х годов) процессу ВА, включая получение поддержки со стороны руководства, использование анкет для сбора данных, анализа и оценки данных, идентификации и составление схемы IR, анализ затрат и краткое изложение рекомендаций для оказания помощи в создании информационной политики. Кроме того, в отчете ВА предполагалось, что процесс должен быть непрерывным (цикличным, поскольку Орна, Хенчель и Бьюкенен и Гибб предложить). В выводах этого тематического исследования говорилось, что ВА позволило лучше понять основы информационной политики организации и персонал и выявили технические проблемы в организации. Кроме того, этот метод считался эффективным с точки зрения затрат и времени для двух задействованных аудиторов, и организация использовала результаты ВА в качестве маркетинг инструмент для продвижения услуг, о котором пользователи могли не знать ранее.[13]

В 2006 году была опубликована статья о проверке «жизнеспособности» Henczel's методология опубликована в Южноафриканский журнал библиотечной и информационной науки. Целью исследования было определение финансового положения организации (Statistics SA) с помощью отчета о финансовых отчетах, составленных за определенный период времени. ИА использовался как часть целостный процесс аудита и был ограничен только методологией Хенчель после рассмотрения и увольнения других.[14] ВА следовало семиступенчатому процессу, как описано над (планирование, сбор данных, анализ, оценка, информирование и выполнение рекомендаций и ВА как непрерывная часть), а цели были обозначены как определение потребностей респондентов, определение источников информации и их значимости, отображение потока информации и выявление пробелов в доступных источниках.
После проведения ВА было сделано несколько рекомендаций, включая печать предпочтительного формата информации и о том, что библиотека должна нести ответственность за недостающую информацию и учитывать это в плане развития. Наконец, преимущества и недостатки этого методология были идентифицированы. Было сообщено, что методология является гибкой в ​​применении, поскольку она обеспечивает основу, которая может быть скорректирована в соответствии с потребностями организации, что область применения может быть легко расширена для охвата большего числа целей и что руководящие принципы для сбора и анализа данных варьируются. Во-вторых, было сочтено, что методология была рентабельной, поскольку использовала существующие ресурсы (электронная почта, рабочее пространство и т. Д.). Самым большим недостатком, о котором сообщалось, было то, что процесс был «громоздким» и что исследователь устал от повторяющегося характера процесса планирования.
В заключение в исследовании сообщается, что Henczel's Методология позволила специалистам в области информации эффективно управлять деятельностью по управлению информацией соответствующей организации государственного сектора.[15] Положительно, он рассматривался как рентабельный и отражал моментальный снимок использования информации в организации, однако это был «громоздкий» процесс с некоторым повторением на этапах планирования.

В 2007 Бьюкенен и Гибб опубликовали еще один анализ ВА, чтобы включить в него тематические исследования своей собственной методологии, элемент, за отсутствие которого они ранее критиковались.[16] В первом тематическом исследовании, проведенном в исследовательском отделе университета, цель заключалась в том, чтобы определить, насколько эффективен поток информации внутри отдела и какие улучшения потребуются. Методология была адаптирована к исследованию путем удаления этапа калькуляции затрат и создания рабочей группы для оказания помощи на различных этапах процесса, в то время как все остальные этапы остались в соответствии с над (продвигать, идентифицировать, анализировать и синтезировать). Аудитор дал рекомендации в отношении большей синергии и системного анализа, и было обнаружено, что персонал сразу же осознал ценность этого результата.[17]

Второе тематическое исследование было посвящено государственному органу в секторе искусства с целью упростить процессы оценки и утверждения и улучшить взаимодействие между заинтересованные стороны. Спонсор также указал, что список рекомендаций необходимо включить в управление изменениями программа, и это хорошо согласуется с Бьюкенен и Гибб метод стратегической направленности. Методология ВА была ориентирована в первую очередь на ресурсы, и снова этап калькуляции затрат был удален. Все остальное осталось согласно оригинальная методология. В результатах ВА рекомендовалось, что для всех организационных процессов необходимо перейти от моделирования процессов к их описанию.[18]
Основные сильные стороны, определенные в Бьюкенен и Гибб методологией были его логическое структурирование этапов, предоставление инструментов, инклюзивный процесс для заинтересованных сторон, адекватная иллюстрация роли эффективных Управление информацией внутри организации и многое другое Хенчель, гибкость для адаптации методологии. Их матрица масштабов также оказалась полезной. Слабость по-прежнему заключалась в ограниченной глубине обучения, которая влияла на качественный анализ данных. Что касается применимости этого метода, этап калькуляции затрат не был включен ни в одно исследование, и это может указывать на то, что он не требуется в информационном аудите. Требуются дальнейшие исследования для более окончательного анализа методологии.[19]

Сравнение методик и выводы

Выводы тематических исследований показали, что необходимо дальнейшее развитие методологий ВА, чтобы включить дальнейшее объяснение инструментов, методов, шаблонов, подготовки интервью, моделирования и анализа процессов. В 2008 Бьюкенен и Гибб провели сравнения с опубликованными методологиями ВА следующих ученых: Берк и Хортон, Орна, Бьюкенен и Гибб и Henczel, с целью понять, можно ли создать гибридную методологию в качестве «базовой» из всех четырех.

Гибридная методология состоит из семи этапов и выглядит следующим образом:

  • Настройка, включая план проекта, коммуникации, одобрения, бизнес-кейс и предварительный анализ
  • Обзор стратегического (внутреннего и внешнего) анализа и организационного (культурного) анализа
  • Опрос пользователей информации, выявление IR и отображение информационного потока
  • Учитывайте затраты / выгоды для бизнеса и ценность IR
  • Проанализировать все выводы
  • Отчет о выработке и распространении рекомендаций
  • Руководство по разработке политики / стратегии управления информацией организации, установление ВА как циклический процесс, мониторинг и контроль.

Тем не мение, Бьюкенен и Гибб сами заявили, что это не должно считаться убедительным сравнением, поскольку оно является высокоуровневым, «и не оценивает, насколько хорошо каждая методология учитывает каждый этап».[20]

Разработка аудита знаний

В последние годы, после разработки нисходящих методологий, ВА использовалась в качестве основы для разработки аудита знаний, который, в свою очередь, вносит вклад в стратегию управления знаниями организации. По завершении IA позволяет изучить, где производятся знания, где могут потребоваться дополнительные вводные данные и где требуется передача знаний. Кроме того, этот анализ разрабатывает стратегию сбора, доступа, хранения, распространения и проверки знаний.[21] В отличие от ВА, цели аудита знаний состоят в том, чтобы выявить любые связанные с людьми проблемы, которые влияют на способы создания, передачи и обмена знаниями, и определить, где знания могут быть собраны, где они требуются, а затем определить, как лучше всего осуществлять передачу знаний, поскольку «в отличие от информации знания привязаны к человеку, организации или сообществу».[22] Тем не менее, сходство между методологиями аудита знаний и информации можно отметить в виде вопросников, разработки инвентаризации, анализа потока и карты данных.[23] и здесь используются. Таким образом, важность этого аудита состоит в том, чтобы понять стратегическое значение активов знаний организации для обеспечения того, чтобы руководство было сфокусировано на тех областях, в которых оно конкретно требуется.

Смотрите также

Примечания

  1. ^ Эллис и др., 1993, стр.134.
  2. ^ Бьюкенен и Гибб, 2007, стр.161.
  3. ^ Бьюкенен и Гибб, 2007, стр.159
  4. ^ Хенчель, 2000, с.96.
  5. ^ Дерево, 2004, с.6.
  6. ^ Хенчель, 2000, стр.92.
  7. ^ Эллис и др., 1993, стр.137.
  8. ^ а б c Бьюкенен и Гибб, 2008, стр.4. Документ по выбору методологии.
  9. ^ Бьюкенен и Гибб, 1998, стр.46.
  10. ^ Бьюкенен и Гибб, 2008, стр. 4-5.
  11. ^ Хенчель, 2001, стр.16.
  12. ^ Сой и Бустело, 1999, стр.30. Часть I исследования.
  13. ^ Сой и Бустело, 1999, стр.61.
  14. ^ Ралифада и Бота, 2006, с.242.
  15. ^ Ралифада и Бота, 2006, с.248.
  16. ^ Бьюкенен и Гибб, 2008, стр.150.
  17. ^ Бьюкенен и Гибб, 2008, стр. 151-155.
  18. ^ Бьюкенен и Гибб, 2008, стр.155-156.
  19. ^ Бьюкенен и Гибб, 2008 г., стр. 160.
  20. ^ Бьюкенен и Гибб, 2008, стр.6. Документ по выбору методологии.
  21. ^ Хенчель, 2000, с.104.
  22. ^ Мирнс и Дю Туа, 2008, стр.161
  23. ^ Burnett et al, 2004, стр.2.

Рекомендации

БУКАНАН, С. и ГИББ, Ф., 1998. Информационный аудит: комплексный стратегический подход. Международный журнал управления информацией, 18 (1), стр. 29–47.

БУКАНАН, С. и ГИББ, Ф., 2007. Информационный аудит: роль и объем. Международный журнал управления информацией, 27 (3), стр. 159–172.

БУКАНАН, С. и ГИББ, Ф., 2008. Информационный аудит: выбор методологии. Международный журнал управления информацией, 28 (1), стр. 3–11.

БУКАНАН, С. и ГИББ, Ф., 2008. Информационный аудит: теория против практики. Международный журнал управления информацией, 28 (3), стр. 150–160

БЕРНЕТТ, С. и др., 2004. Аудит и отображение знаний: прагматический подход. Управление знаниями и процессами, 11 (0), стр. 1–13.

ЭЛЛИС, Д. и др., 1993. Информационный аудит, коммуникационный аудит и отображение информации: обзор и обзор. Международный журнал управления информацией, 13 (2), стр. 29–47.

ХЕНЧЕЛЬ, С., 2001. Информационный аудит: практическое руководство. Уилтшир: Anthony Rowe Ltd.

HENCZEL, S., 2000. Информационный аудит как первый шаг к эффективному управлению знаниями. Публикации ИФЛА, 108 (1), стр. 91–106.

MEARNS, M.A. и DU TOIT, A.S.A., 2008. Аудит знаний: инструменты торговли передаются в инструменты для традиций. Международный журнал управления информацией, 28 (1), стр. 161–167.

РАЛИФАДА, Л. и БОТА, Д., 2006. Проверка жизнеспособности методологии информационного аудита Henczel на практике. Южноафриканский журнал библиотечных и информационных наук, 72 (3), стр. 242–250.

СОЙ, К. и БУСТЕЛО, К., 1999. Практический подход к информационному аудиту: тематическое исследование. Управление информацией, 6 (9), стр. 30–36.

СОЙ, К. и БУСТЕЛО, К., 1999. Практический подход к информационному аудиту: пример из практики La Caixa Bank, Барселона, часть 2. Управление информацией, 6 (10), стр. 60–61.

ВУД, С., 2004. Информационный аудит: руководство для информационных менеджеров. Миддлсекс: Freepint.

дальнейшее чтение

БРАЙСОН, Дж., 2006. Управление информационными службами: трансформационный подход. Хэмпшир: Ashgate Publishing Ltd.

ГИЛЛМАН, П.Л., 1985. Аналитический подход к информационному аудиту. Электронная библиотека, 3. С. 56–60.

ХЕНДЕРСОН, Х.Л., 1980. Рентабельное предоставление информации и роль информационного аудита. Управление информацией, 1 (4), стр. 7–9.

ХИГСОН, К. и НОКЕС, С., 2004. Реестр активов для аудита информации: практическое руководство по Закону о свободе информации. Лондон: Rivington Publishing Ltd.

Куинн, А.В., 1979. Информационный аудит: новый инструмент для информационного менеджера. Информационный менеджер, 1 (4), с. 18–19.

Райли Р.Х., 1976. Информационный аудит. Бюллетень Американского общества информационных наук, 2 (5), стр. 24–25.

ТЕАКСТОН, К., 1998. Информационный аудит учебных и ресурсных центров Национального Вестминстерского банка Великобритании. Международный журнал управления информацией, 18 (5), стр. 371–375.

ВЕБЕР, Р., 1999. Информационные системы, контроль и аудит. Нью-Джерси: Prentice-Hall Inc.

внешняя ссылка